Työn tehostamisen ABC

Miten sinä hallitset omaa työtäsi ja aikaasi? Itse olen kipuillut viimeiset kuukaudet oman työni hallinnan kanssa. Työni on pääsääntöisesti todella mielenkiintoista, mutta yritän muistuttaa itselleni, että elämässä pitää olla aikaa tehdä jotain muutakin. Päivät venyvät, en ehdi enää kahvitauolle kivojen työkavereideni kanssa ja yritän sen sijaan epätoivoisesti tehdä työlistoja, joita en ehdi viivata yli sitä mukaa, kun lista kasvaa. Ja vaikka olen raahannut salikamat työpaikalleni, en pääse lähtemään sieltä ikinä niin aikaisin, että ehtisin enemmän kuin korkeintaan puoleksi tunniksi salille. Tälläkin viikolla vain kerran. Tässäpä muutama testaamani työn tehostamisen kikka, joita olen yrittänyt käyttää toistaiseksi laihoin tuloksin. 😓 

1. Kalenteriin palavereiden lisäksi myös muut työt

Pomoni vinkkasi pari viikkoa  sitten, että varaat kalenterista vain kylmän viileästi työpäiviä pelkälle kirjoitustyölle, jotta niitä ei tarvitse tehdä iltaisin ja viikonloppuisin. Olen yrittänyt. Lähes koko työaikani on ollut punaisella täynnä palavereja, työlistauksia sekä suunnittelu- ja kirjoittamistöitä. Silti niistä päivistä vähintään puolet valuu johonkin muuhun, mitä en ole suunnitellut. 🫣

2. Keskity heti aamusta tärkeimpiin työtehtäviin

Paha tapani on ollut avata heti töihin tullessani sähköposti ja Teams. Päätin avata ne vasta lähempänä lounasaikaa ja keskittyä aamulla heti eniten keskittymistä vaativiin kirjallisiin töihin. Jos olen kotona etätöissä, tämä suunnitelma onnistuu täydellisesti. Jos olen toimistolla, yleensä ensimmäisen 10 minuutin jälkeen työhuoneeni vieressä olevaan keittiöön saapuu työkaverit yksi kerrallaan huikkailemaan kuulumisia, mikä tietysti on tosi kivaa, mutta en saa töitäni tehdyksi. 😅 Kun aamukahvityypit ovat valuneet työpisteilleen, alkaa lounastyyppien esiinmarssi, jolloin yleensä itsekin lähden melua karkuun ulos. Ja sitten onkin taas iltapäiväkahvit.😅 Paras keskeytymätön työaika minulle on nykyään klo 15.30 eteenpäin, jolloin taas käytännössä pitäisi lopettaa ja aivot eivät enää ole terässä.🥱

3. Laita luurit päähän

Olen välillä laittanut kuulokkeet päähän, vaikka minulla ei olisikaan etäpalaveria. Kuulokkeet ja suljettu ovi karkoittavat yleensä 90 % keskeytyksistä, mutta korvani eivät kestä 8 tunnin korvillaoloa. 😁

4. Älä mieti liikaa

Nykytyöelämässä ei ehdi enää pohtia asioita. Jotta hommat eivät kasaudu, joudut yksi kerrallaan urakoida työtehtäviä pois. Ennen pyrin kirjoittamaan ns. täydellisiä sähköposteja, mihin meni liikaa aikaa. Nyt olen opetellut kuittaamaan nopeasti postit ilman mitään ylimääräistä tekstiä. Tämä selkokieli on minusta toiminut hyvin.

5. Seiskan suoritus riittää

Kirjoittelin tällä viikolla ison, kansallisen hankkeen loppuraporttia ja yritin selvitä epätoivoisesti siitä kahdessa päivässä.😅 On varmasti kaukana kympistä ja hieman nolona jätin ko. tuotokset rahoittajalle, koska oli DL. Eilen kuulin opiskelijakollegaltani ensimmäisessä tutkintopäivässäni ihmettelyä siitä, miksi työelämässä riittää seiskan suoritus, kun taas peruskoulussa ja lukiossa tavoitellaan kymppiä.🤔 Ihan pakko vain laskea rimaa, jotta asioita saa edes jollain tavalla "valmiiksi" ja tehtyä. 

6. Multitaskaa

Teams-palavereiden aikana ehdit kirjoittaa rästimuistioita ja sähköposteja. Ongelma tässä on vain, että et kuule tai muista samalla puoliakaan palaverista. Kun itse olen kokouksen järjestäjänä taas kiristelen hermojani siitä, että todennäköisesti ne kaikki osallistujat pimeiden ruutujen takana tekevät sitä samaa kuin minäkin usein. Kukaan ei ole läsnä, eikä kuule, eikä asiat mene aidosti eteenpäin.🙁 En suosittele!

7. Tee listoja ja viivaa yli

Listat ovat olleet käytössä itselläni varmaankin koko työelämäni. Muisti on lyhyt ja ilman listoja hommia unohtuu. Ongelma tässä on eri työpisteet. Nyt raahaan kodin ja työpisteen välillä edestakaisin muistivihkoa, tietokonetta, ja salasanakirjaa. Pitäisi tehdä listat koneelle, mutta jostain syystä en ole päässyt muistikirjoista ja post-it -lapuista eroon.😅

8. Priorisoi

Nykytyöntekijältä vaaditaan työn jatkuvaa priorisointia. Mikä on tärkeää ja mikä ei. Oma priorisointimetodi on sellainen, että kysyn aina itseltäni, olisiko joku valmis maksamaan työpanoksestani palkkaa? Teenkö niitä asioita, mihin minut on palkattu ja viekö esim. palaveri tai muu askare sitä tavoitetta eteenpäin? Jos ei vie, yritän skipata homman. 

9. Delegoi

Jos jotain en jaksa niin muistioiden kirjoittamista jälkikäteen. Keksin vasta "yhteismuistion", johon kirjoitan asialistan ja kokouksiin osallistuvat hankekehittäjät kirjoittavat sinne itse hankkeidensa etenemisen. Kokouksen jälkeen asialista muuntuu itseltäni 15 minuutissa muistioksi, eikä kuormita ketään liian paljon.😅

Nyt istun junassa matkalla lomalle. Aivot ovat vielä työmoodissa ja kävin vilkaisemassa itseäni viime yönä ahdistavaa loppuraporttia kuinka huono siitä oikeasti tuli.🫣 Kävin myös vilkaisemassa vastuulleni kuuluvan tiimini tämän päivän asiakasraportointeja.😞  Mietin myös, miten ja milloin alkaisin työstämään tulevia koulutehtäviäni.😅 Onnistunut lomanaloitus🤪

Eilen juhlittiin iltayhdeksältä mieheni 50-v päivää kera donitsikaakaon omalla perheellä.😅 Muuhun kenenkään jaksaminen ei tällä kertaa riittänyt. Tänä iltana on tarkoitus mennä Jumboon syömään synttäri- ja lomallelähtö illallinen. Mennään yöksi lentokenttähotelliin ja aamulla kohti Kanariaa. Jospa niiden lomapäivien jälkeen kotimaahan palaisi pirteä, hyvävoimainen ja hyväntuulinen perhe, jolla on kymmenen uutta ideaa.🥰 Ja hei kevät on ihan kohta.😊